Huishoudelijk reglement

De algemene ledenvergadering;

gezien het voorstel van het bestuur d.d. 5 februari 2015 en zijn nader voorstel d.d. 27 maart 2015;

gelet op artikel 9 van de statuten, vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 4  april 2003;

besluit:

het huishoudelijk reglement, vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 4 april 2003, te wijzigen, zodat het luidt als volgt:

Artikel 1. lidmaatschap
Alvorens tot toelating van een lid te beslissen kan het bestuur de verzoeker verzoeken een opgave te verstrekken waaruit blijkt, dat hij/zij voldoet aan een van de vereisten, vermeld in artikel 4 van de statuten.

Artikel 2. contributie
De jaarlijkse contributie dient uiterlijk in januari te worden voldaan. Bij beëindiging van het lidmaatschap wordt geen restitutie verleend.

Artikel 3. samenstelling van het bestuur

  1. De bestuursleden worden door de algemene vergadering benoemd uit de leden van de vereniging.
  2. Gestreefd wordt naar een bestuur van zes leden.
  3. Het bestuur wijst uit zijn midden een voorzitter aan, alsmede een waarnemend voorzitter, die bij afwezigheid van de voorzitter diens taak vervult, een secretaris en een penningmeester.

Artikel 4. Rooster van aftreden van de bestuursleden

  1. Het bestuur stelt een rooster van aftreden op, als vereist in artikel 8, lid 5, van de statuten. Daarbij wordt uitgegaan van een zittingsduur van de leden van drie jaar.
  2. Een volgens het rooster aftredend bestuurslid is onmiddellijk herbenoembaar, met dien verstande dat een bestuurslid slechts één maal kan worden herbenoemd voor nog een periode van drie jaar.

Artikel 5. bestuursvergaderingen

  1. Het bestuur vergadert gedurende het werkjaar ten minste zes keer en voorts zo dikwijls als het bestuur of de voorzitter nodig vindt.
  2. De secretaris roept de bestuursleden ten minste acht dagen tevoren schriftelijk op, met vermelding van de dag, uur en plaats van de vergadering en de agenda.
  3. Het bestuur besluit met meerderheid van stemmen. Bij staking van de stemmen beslist de voorzitter.
  4. Van de vergaderingen worden door de secretaris ontwerp notulen opgesteld. De notulen worden in de volgende vergadering door het bestuur vastgesteld.

Artikel 6. algemene ledenvergaderingen

  1. Algemene ledenvergaderingen worden gehouden in maart of april en overigens zo dikwijls als het bestuur daartoe besluit.
  2. De secretaris roept de leden ten minste veertien dagen tevoren schriftelijk op, met vermelding van de dag, uur en plaats van de vergadering, en van de agenda.
  3. Voorstellen die door ten minste vijf leden schriftelijk, ten minste vijf dagen tevoren bij het bestuur zijn ingediend, worden aan de agenda toegevoegd.
  4. Niet op de agenda vermelde onderwerpen kunnen niet ter beslissing in behandeling worden genomen.
  5. Besluiten worden genomen met meerderheid van stemmen van de aanwezige leden.
    Bij staking van stemmen over zaken wordt het nemen van een besluit uitgesteld tot een volgende algemene vergadering. Indien in die vergadering de stemmen staken, is het voorstel niet aangenomen.  Bij staking van stemmen over personen beslist het lot.
  6. Van de vergadering wordt een presentielijst bijgehouden.
  7. Van de vergadering worden door de secretaris ontwerp notulen opgesteld.
    Deze worden afgedrukt in de eerstvolgende nieuwsbrief.
    Zij worden in de eerstvolgende algemene ledenvergadering vastgesteld.

Artikel 7 . commissies
Het bestuur kan uit de leden van de vereniging vaste commissies  en commissies ad hoc voor bepaalde projecten of werkzaamheden instellen, erkennen en ontbinden.
De commissies zijn voor hun werkzaamheden en financiën verantwoording verschuldigd aan het bestuur.

Artikel 8. de voorzitter

  1. De voorzitter is het gezicht van de vereniging.
    Hij  leidt de bestuursvergaderingen en de algemene  ledenvergaderingen.
    Daartoe neemt hij initiatieven en coördineert de uitvoering van bestuurswerkzaamheden.
    Hij vertegenwoordigt de vereniging intern en extern.
  2. Bij afwezigheid van de voorzitter en de waarnemend voorzitter  treedt het oudste in jaren aanwezige bestuurslid als voorzitter op.
    Indien bij een algemene ledenvergadering alle bestuursleden afwezig zijn, dan wordt in onderling  overleg een lid aangewezen, die de vergadering leidt.

Artikel 9. de secretaris

  1. De secretaris voert het secretariaat.
  2. Hij neemt kennis van ingekomen stukken en doet daarvan zo nodig mededeling aan het bestuur.
  3. Hij ontwerpt de agenda’s voor en de notulen van de bestuursvergaderingen en de algemene ledenvergaderingen.
  4. Hij schrijft brieven namens het bestuur.
  5. Hij archiveert belangrijke ontvangen en verzonden stukken.
  6. Hij is verantwoordelijk voor de ledenadministratie.

Artikel 10. de penningmeester

  1. De penningmeester beheert de geldmiddelen van de vereniging.
  2. Hij is belast met de inning van de inkomsten en betaling van de uitgaven.
    Hij houdt boek van ontvangsten en uitgaven.
  3. Hij stelt het financieel jaarverslag op.
  4. Hij stelt het ontwerp op voor de jaarlijkse begroting, met daarbij het bestuursvoorstel voor de ledencontributie.

Artikel 11.  commissie van onderzoek

  1. Ingevolge artikel 48, boek 2 van het Burgerlijk Wetboek benoemt de algemene vergadering jaarlijks een commissie van ten minste twee leden die geen deel van het bestuur mogen uitmaken.
    De commissie onderzoekt het financieel jaarverslag en brengt aan de algemene vergadering verslag van haar bevindingen uit.
  2. Goedkeuring van het financieel jaarverslag door de algemene vergadering strekt het bestuur tot decharge voor het gevoerde beleid.

Artikel 12. Huishoudelijk reglement

  1. De algemene vergadering kan op voorstel van het bestuur het huishoudelijk reglement wijzigen.
  2. De tekst van de voorgestelde wijziging dient in de oproeping voor de algemene vergadering volledig te worden opgenomen.

Artikel  13. Nieuwsbrief

Het bestuur geeft, als daartoe aanleiding bestaat, een nieuwsbrief uit, om de leden in te lichten over zaken die verband houden met het doel van de vereniging

/////

Aldus vastgesteld in de algemene ledenvergadering van 27 maart 2015

De voorzitter,

Dick Veenstra

De secretaris,

Kees Timmers